SIKLUS PENGELUARAN (PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS)

A. Pengertian Siklus Pengeluaran 

    Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. 
Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi : 

1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan 
2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah     valid dan benar.
3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan 
4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan       benar.
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat 
6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di       dalam buku besar utang usaha.
7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang             sudah diotorisasi.
8. Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang                           berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh. 

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari : 
1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut 
2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang 
3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran 
4. Menyiapkan pengeluaran kas 
5. Mengelola utang usaha
6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum 
7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan 

B. Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran 

Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa 
     Aktivtas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan.
Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier.

Ada 2 jenis metode pengendalian persediaan atau perlengkapan yaitu:

a) Metode Pengendalian Tradisional
Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

b) Metode Pengendalian Altenatif
a. MRP (material requirement planning)
¶ Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
b. JIT (just in time)
¶ Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
Perbedaan mendasar antara system JIT dan MRP

– Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.
– Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.
Dokumen – Dokumen Permintaan Pembelian
Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :
– Peminta dan mengidentifikasi nomor barang
– Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
– Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta
– Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan 

Aktivitas Penerimaan dan Penyimpanan Barang dan Jasa 
    Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order.
     Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.
    Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.
Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
¶ Memutuskan apakah menerima pengiriman
¶ Memeriksa jumlah dan kualitas barang

Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa 
¶ Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier
Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya
Tujuan tang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.
Memperbaiki Utang Usaha
Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan:
• Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet.
• Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).
Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :
1. Sistem tanpa voucher.
2. Sistem Voucher.

Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann, jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan.
Membayar faktur penjualan yang telah disetujui
¶ Kasir menyetujui faktur
¶ Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher. 

Pemrosesan dan Bagan Arus (Flowchart) Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas tiga yaitu :
1. Sistem Pembelian
2. Sistem Pengeluaran Kas
3. Sistem Pembayaran Gaji

Sistem Pembelian
Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi :
· Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer
· Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.
· Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.
· Bagian hutng, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.
· Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas :

1. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)
Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa.
2. Penawaran Barang (Qutation)
Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.
3. Pemesanan Barang (Purchase Order)
Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli.
4. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)
Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas
5. Faktur Penjualan (Invoice)
Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.

Kebutuhan Informasi

∞ Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.

∞ Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :
· Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.
· Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.
· Memveifikasi akurasi faktur dari vendor.
· Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.
· Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.

∞ Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:
· Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian
· Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.
· Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.
· Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan

 . Prosedur Pengendalian secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaran.

Auditor harus memahami bagaimana kecenderungan kelima kategori prosedur pengendalian dalam operasi transaksi siklus pengeluaran ini. Kelima kategori tersebut antara lain :
1. Adanya otorisasi yang memadai.
2. Adanya pemisahan tugas.
3. Adanya dokumen dan catatan akuntansi.
4. Adanya akses kea rah pengendalian.
5. Pengecekan yang di lakukan oleh personel yang independen.t

Auditor harus melakukan evaluasi apakah prosedur pengendalian dalam perusahaan benar-benar telah berjalan dengan baik. Prosedur pengendalian yang tidak memenuhi kelima criteria tersebut mempunyai kecenderungan risiko audit yang tinggi.

Pengendalian Intern terhadap siklus pengeluaran

1. Catatan dan dokumen yang biasa digunakan dalam transaksi siklus pengeluaran

-Check, yaitu dokumen perintah pembayaran sejumlah uang kepada bank.

-Check Summary, yaitu laporan tentang ringkasan check yang telah dikeluarakan dalam suatu periode.

-Cash Disbusement Transaction File, yaitu file yang berisi informasi pembayaran cek untuk penjual atau pihak lain yang digunakan untuk memasukan ke dalam rekening utang dagang dan buku besar.

-Cash Disbusement Juornal or Check Register, merupakan catatan formal terhadap pengeluaran cek untuk pihak lain.

2.Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran

Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi;
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.
2. Fungsi pencatatan utang.
3. Fungsi keuangan.
4. Fungsi akuntansi biaya.
5. Fungsi akuntansi umum.
6. Fungsi audit intern.
7. Fungsi penerimaan kas Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain;-Bagian utang.

-Bagian kasa.

-Bagian akuntansi biaya.

-Bagian akuntansi umum.

-Bagian audit intern.

-Bagian kasa.

Keterangan :
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.

2. Fungsi pencatatan utama

Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

3. Fungsi keuangan.

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.

4. Fungsi akuntansi biaya

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.

5. Fungsi akuntansi umum

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

6. Fungsi audit intern

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

Risiko yang terdapat struktur pengendalian intern siklus pengeluaran.

Dalam memahami risiko pengendalian yang timbul dalam transaksi pengeluaran kas harus memperhatikan kemungkinan-kemungkinan salah saji, pengendalian yang dibutuhkan, serta kemungkinan pengujian yang harus dilakukan berikut ini:

a. Terhadap transaksi pembayaran hutang.

    Kemungkinan adanya pengeluaran cek untuk pembelian yang tidak disetujui, harus dikendalikan dengan cara penandatanganan cek melakukan penelaahan terhadap kelengkapan pendukung voucher dan persetujuannya. Auditor dapat melakukan pengujian dengan cara observasi apakah penandatanganan cek melakukan pengecekan dengan bebas terhadap dokumen pendukung.

Kemungkinan voucher dibayar dua kali, dikendalikan dengan pemberian cap terhadap voucher dan dokumen pendukungnya bila telah dibayar. Auditor dapat melakukan pengujian apakah semua pembayaran diberi cap.

Check mungkin dibayarkan untuk jumlah yang salah, dikendalikan dengan pengecekkan oleh pihak yang bebas mengenai kesesuaian jumlah dalam check dengan voucher-nya.

Check mungkin dirubah setelah ditandatangani, dikendalikan dengan pengecekan pemberian tanda cek yang dikirim. Auditor dapa melakukan pengujian dengan melakukan wawancara tentang prosedur pengiriman check, dan observasi proses pengiriman check.

b. Terhadap transaksi pengeluaran kas.

   Check mungkin tidak dicatat, dikendalikan dengan check yang bemomor urut tercetak. Auditor melakukan pengujian terhadap penggunaan dokumen bemomor urut tercetak.

Kesalahan-kesalahan dalam pencatatan check, dikendalikan dengan pembuatan rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak yang bebas. Auditor dapat melakukan pengujian terhadap bank rekonsiliasi.

Check tidak dicatat dengan segera, dikendalikan oleh pihak yang bebas untuk mencocokkan tanggal check dan tanggal pencatatannya. Pengujian yang dilakukan dengan memperlihatkan kembali adanya kebebasan dalam pengecekan.

Diagram konteks sistem pengeluaran 
 



sumber : 
http://mudahbelajargrammar.blogspot.com/2012/11/pengertian-siklus-pengeluaran.html

      http://www.gunadarma.ac.id 

      http:/studentsite.gunadarma.ac.id 

      http://www..baak.gunadarma.ac.id

SIKLUS PENGELUARAN (PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS)

          Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran

Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi;
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.
2. Fungsi pencatatan utang.
3. Fungsi keuangan.
4. Fungsi akuntansi biaya.
5. Fungsi akuntansi umum.
6. Fungsi audit intern.
7. Fungsi penerimaan kas Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain;

- Bagian utang.
- Bagian kasa.
- Bagian akuntansi biaya.
- Bagian akuntansi umum.
- Bagian audit intern.
- Bagian kasa.

Keterangan :
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.

2. Fungsi pencatatan utama
Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

3. Fungsi keuangan.
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.

4. Fungsi akuntansi biaya
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.

5. Fungsi akuntansi umum
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

6. Fungsi audit intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

sumber : 

http://christinapandu.blogspot.com/2011/11/siklus-pengeluaran-pembelian-dan.html

      http://www.gunadarma.ac.id 

      http:/studentsite.gunadarma.ac.id 

      http://www..baak.gunadarma.ac.id

SIKLUS PENGELUARAN (PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS)

                             

                           Dokumen dan Laporan

    Dokumen Yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam siklus ini adalah:

Jenis Transaksi	Dokumen yang Digunakan
Pembelian Kredit	Permintaan Pembelian Pesanan Pembelian Laporan Penerimaan Barang Voucher
Pengeluaran Kas	Check
Retur Pembelian	Memo Debit

    Laporan Yang Dihasilkan

     Seperti halnya aplikasi yang lain,dalam aplikasi pengeluaran ini juga dihasilkan tiga macam laporan,yaitu laporan pengawasan(control report),register,dan laporan khusus(special report). Meskipun demikian,informasi yang disajikan dalam laporan-laporan tersebut berbeda-beda antara satu aplikasi dengan aplikasi yang lain.

Laporan Kontrol 

Laporan ini meringkas perubahan yang dilakukan terhadap sebuah file.Akuntan menggunakan laporan ini untuk menentukan ada tidaknya perubahan file yang tidak semestinya atau untuk menjamin bahwa tidak ada transaksi yang hilang selama proses pengolahan data berlangsung.Laporan ini berisi informasi tentang (1)transaksi yang telah diposting,atau (2)jumlah angka atau nomor transaksi,atau (3)daftar perubahan yang dibuat selama pemeliharaan file,Dalam sistem berbasis komputer,laporan ini menyajikan record count,control total,dan hash total.Petugas pengawas data mengkaji laporan ini dan membandingkan total tersebut untuk menguji bahwa semua perubahan (terhadap file) telah dilakukan secara tepat.

Register

Laporan ini berisi daftar transaksi yang dicatat dalam periode waktu tertentu,misalnya satu hari,satu minggu,atau satu bulan.Laporan ini berisi ringkasan data yang telah di posting ke rekening buku besar,sehingga dapat digunakan untuk melakukan telusuran audit(audit trail) terhadap saldo-saldo rekening.Register ini dalam sistem manual disebut dengan jurnal khusus,oleh karenanya register dalam sistem yang berbasis komputer sering pula disebut dengan jurnal.

Laporan Khusus

Laporan khusus dalam siklus pengeluaran ini membantu manajer dalam membuat jadwal pembayaran utang kepada pemasok.Laporan khusus yang dihasilkan dalam siklus ini mencakup:

Laporan Faktur Terbuka(Open Invoices Report).Laporan ini berisi daftar faktur pembelian yang belum di bayar pada tanggal laporan.Data yang dilaporkan adalah data pemasok dan jumlah utang kepada setiap pemasok.

Laporan Umum Voucher.Laporan ini meringkas voucher menurut umumnya.Laporan ini sangat bermanfaat,karena jika perusahaan sampai memiliki utang yang tidak dibayar sampai jangka waktu tertentu,akan berakibat negative bagi perusahaan,yaitu:

a. Merusak hubungan baik dengan pemasok,

b.  Merusak citra kredit,yang pada gilirannya perusahaan akan sulit untuk dapat membeli barang

    dari pemasok secara kredit.

Laporan Kebutuhan Kas.Laporan ini meringkas faktur pembelian urut jatuh tempo. Laporan ini membantu departemen utang dalam merencanakan pembayaran kas dan dalam mengidentifikasi faktur mana yang harus dibayar segera,agar dapat diperoleh potongan dan juga agar hubungan baik dengan pemasok dapat dipelihara.

Layanan Status Utang.Laporan ini dihasilkan kalau perusahaan menggunakan sistem on-line real-time,karena sistem ini memungkinkan pemakai untuk meminta database menyajikan  informasi terbaru.Dalam siklus ini,karyawan bagian utang juga memerlukan informasi mengenai utang kepada setiap pemasok.kebutuhan ini dipenuhi dengan menyajikan informasi terbaru tentang utang kepada setiap pemasok.

sumber : 

http://anwarsaya.blogspot.com/2013/10/siklus-pengeluaran-sistem-informasi.html

      http://www.gunadarma.ac.id 

      http:/studentsite.gunadarma.ac.id 

      http://www..baak.gunadarma.ac.id

METODE PENGENDALIAN PERSEDIAAN

         

               Model persediaan Economi Order Quantity (EOQ)

    Economic Order Quantity atau EOQ adalah jumlah pemesanan paling ekonomis, yaitu jumlah pembelian barang yang dapat meminimalkan jumlah biaya pemeliharaan barang dari gudang dan biaya pemesanan setiap tahun. Asumsi dasar dalam menerapkan metode EOQ untuk dipenuhi yaitu :

    Permintaan dapat ditentukan secara pasti dan konstan, item yang dipesan indenpenden dengan item yang lain, pesanan yang diterima dengan segera dan pasti, tidak terjadi stock out serta harga item konstan.Tujuan dari model ini adalah untuk menentukan nilai Q sehingga meminimalkan total biaya persediaan. Dalam penentuan nilai Q makaPurchasing cost dapat diabaikan karena dianggap konstan.       Dimana biaya total persediaan adalah sebagai berikut : Biaya total persediaan = Ordering Cost + Holding Cost+ Purchasing Cost Cara lain untuk memperoleh EOQ dengan pendekatan matematis dikenal dengan istilah cara formula. Dengan metode ini digunakan beberapa notasi atau parameter antara lain: TAC = total biaya persediaan tahunan (total annual inventory cost) TOC = total biaya pesan (total annual inventory cost) TCC = total biaya pesan (total carrying cost) R = jumlah pembelian (permintan ) satu periode C = biaya simpan tahunan (rupiah/unit_ S = biaya setiap kali pemesanan Q = jumlah pemesanan (unit/order) Q* = jumlah pemesanan optimum (EOQ) T = waktu antara satu pesanan dengan lainnya TC = total biaya persediana (rupiah per tahun) Biaya pemesanan per tahun S = frekuensi pesanan x biaya pesanan S = (R/Q) x s ........

Biaya penyimpanan per tahun C = persediaan rata-rata x biaya penyimpanan C = (Q/2)x c ....

Biaya total per tahun TC = (R/Q*)x S+ (Q*/2) x C .

Keterangan : EOQ terjadi jika biaya pemesanan sama dengan biaya penyimpanan atau TOC = TCC, maka : (R/Q*)S = (Q*/2)C 2RS = CQ*2 Q*2 = (2RS/C) Maka : EOQ = Q* = √ 2RS/C

    Persediaan pengaman (safety stock) Persediaan pengaman atau safety stock adalah persediaan minimum yang harus tersedia dan hanya dapat digunakan dalam keadaan yang betul-betul darurat. Dengan adanya safety stock maka perusahaan dapat mengalami resiko seminimal yang dapat ditimbulkan karena adanya ketidakpastian kedatangan bahan Besarnya safety stock (B) dapat dicari dengan rumus : B = a x Sdt .

Dimana : B   = safety stock

                 a   = frequency level of service

              Sdt  = standar deviasi lead time

sumber : 

http://tongke1.blogspot.com/2011/02/pengendalian-persediaan.html

      http://www.gunadarma.ac.id 

      http:/studentsite.gunadarma.ac.id 

      http://www..baak.gunadarma.ac.id

        

METODE PENGENDALIAN PERSEDIAAN

                                        
                                            MRP (Material Requirement Planning)

       
         Menurut Herry P. Chandra cs, (2001:42-50) Material Requirement Planning adalah suatu metode untuk menentukan apa, kapan dan berapa jumlah komponen dan material yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan dari suatu perencanaan produksi. Perencanaan material secara detail dilakukan dengan Material Requirement Planning, yaitu pengabungan aktivitas yang mempengaruhi koordinasi dari suatu usaha didalam perusahaan.

Untuk menjalankan sistem MRP, ada tiga elemen utama yang harus dimasukkan, yaitu:

1. Jadual induk produksi (Master Production Schedule/MPS).
2. Jumlah kebutuhan Material (Bill of Material/BOM).
3. Status persediaan (Inventory Status).

         Dalam jumlah induk produksi diuraikan bahan .jadi yang akan diproduksi, yaitu meliputi waktu dan jumlah yang diproduksi. Jumlah kebutuhan material berisi jumlah kebutuhan material-material pembentuk bahan jadi, baik bahan mentah maupun bahan yang dibeli jadi. Status persediaan berisi informasi tentang persediaan material, order pembelian dan order pekerjaan.

Dari data imput kedalam sistem MRP akan didapat beberapa informasi sebagai berikut:

1. Kebutuhan komponen/material pada periode-periode dalam jangka waktu tertentu (Gross Requirement).
2. Komponen/material yang harus disediakan pada awal produksi (overdue).
3. Status persediaan komponen/material pada akhir suatu periode (Project On Hand).
4. Jumlah komponen/material yang harus disediakan pada awal suatu periode (planned order).

Pada metode MRP terdapat beberapa hal yang mendasar, yaitu:

1. Permintaan material bersifat tergantung (dependent).
2. Filosofi pemesanan sesuai permintaan.
3. Ramalan/perkiraan berdasarkan Master Production Schedule.
4. Konsep pengawasan meliputi semua item.
5. Lot sizing bersifat beragam.
6. memenuhi kebutuhan produksi.
7. Tipe persediaan adalah bahan mentah atau setengah jadi.

          Sebagai alat perencana dan pengontrol yang merupakan metode efektif dalam manajemen persediaan, MRP memberikan beberapa keuntungan, yaitu:

1. Investasi persediaan dapat ditekan serendah mungkin.
2. perencanaan dapat dilakukan secara detail dapat berubah sesuai keadaan.
3. Penyediaan data untuk masa mendatang dengan basis tiap item.
4. Pengontrolan persediaan dapat dilakukan setiap saat.
5. Jumlah pemesanan berdasarkan kebutuhan.
6. fokus pada waktu kebutuhan material.

          Definisi MRP menurut Rangkuti, MRP merupakan suatu sistem perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material untuk produksi yang memerlukan beberapa tahapan atau proses atau fase, atau suatu rencana produksi untuk sejumlah produk jadi yang diterjemahkan ke bahan mentah (komponen) yang dibutuhkan dengan menggunakan waktu tenggang, sehingga dapat ditentukan kapan dan berapa banyak yang dipesan untuk masing-masing komponen suatu produk yang akan dibuat.(Rangkuti,1996:140).

           Menurut Chase dan Aquilino, MRP adalah sistem yang menciptakan jadwal yang mengidentifikasikan komponen-komponen khusus dan bahan baku yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir perusahaan, jumlah sesungguhnya yang diperlukan, tanggal pesanan bahan baku dilakukan dan diterima atau diselesaikan dalam siklus produksi.(Chase,1995:594).

Pengendalian Persediaan dengan metode Material Requirement Planning
          Pengendalian persediaan merupakan langkah penting dalam manajemen persediaan untuk melakukan perhitungan berupa jumlah optimal tingkat persediaan yang harus ada     serta waktu pemesanan kembali. Pengaturan dan pengawasan terhadap material barang dalam proses dan barang jadi merupakan bagian penting dalam sistem produksi.
          MRP adalah salah satu terobosan besar bagi dunia industri dalam mengatur bahan-bahan material yang dibutuhkan untuk proses produksi. Karena dengan MRP perusahaan dapat mengefisiensikan gudang dan sekaligus mencegah kemungkinan kehabisan bahan material. Semua proses pengaturan untuk bahan material yang dibutuhkan hanya dengan memasukkan data yang dibutuhkan dan software MRP yang akan memproses semuanya. Fasilitas yang disediakan adalah proses pengisian dan pemesanan data dealer penjualan dan supplier material. Konsep MRP adalah mempermudah pengaturan bahan material.                    Oleh karena itu direncanakan software dengan konsep user friendly dan fasilitas yang benar-benar mempermudah dan mampu meningkatkan efisiensi para pengguna.
Perencanaan kebutuhan material atau sering dikenal dengan Material Requirement Planning(MRP) adalah suatu sistem informasi yang terkomputerisasi untuk mengatur persediaan permintaan yang dependent dan mengatur jadwal produksi. Sistem ini bertujuan untuk mengurangi tingkat persediaan dan meningkatkan produktivitas. Terdapat dua hal penting dalam MRP yaitu lead time, dan berapa banyaknya jumlah material yang siap dipesan.
            Dengan metode MRP dapat memesan sejumlah barang atau persediaan sesuai dengan jadwal produksi, maka tidak akan ada pembelian barang walaupun persediaan telah berada pada tingkat terendah. MRP dapat mengatasi masalah-masalah kompleks dalam persediaan yang memproduksi banyak produk. Masalah yang ditimbulkannya antara lain kebingungan inefisiensi, pelayanan yang tidak memuaskan konsumen, dll.
           Penentuan kebutuhan material yang pasti dalam proses produksi akan meminimalkan kerugian yang timbul dalam kaitannya dengan persediaan. Dengan menggunakan metode MRP untuk melakukan penjadwalan produksi, maka perusahaan akan menentukan secara tepat perencanaan tanggal penyelesaian pekerjaan yang realistik, pekerjaan dapat selesai tepat pada waktunya, janji kepada konsumen dapat ditepati dan waktu tengang pemesanan dapat dikurangi.


sumber :

 https://dodogusmao.wordpress.com/2010/07/28/material-requirement-planning/ 

      http://www.gunadarma.ac.id 

      http:/studentsite.gunadarma.ac.id 

      http://www..baak.gunadarma.ac.id

METODE PENGENDALIAN PERSEDIAAN

                                    JUST IN TIME (JIT)

  Perubahan lingkungan tradisional ke pemanufakturan maju yang diikuti dengan persaingan tajam bahkan berlevel global mengakibatkan system manajemen dengan pendekatan tradisional yang berbasis Economic Order Quantity (EOQ) dan metode minimal-maksimal tidak cocok lagi dalam lingkungan yang baru sehingga mendorong perusahaan menggunakan Just In Time (JIT).

  Sistem persediaan Just-In-Time bertujuan meminimalkan tingkat persediaan, kalau bisa tingkat persediaan ditekan menjadi nol. Sistem semacam ini, suplier akan ditekan sedemikian rupa sehingga bisa mendatangkan barang hanya beberapa jam sebelum dibutuhkan. Pada giliran selanjutnya, supplier akan ditekan lebih lanjut agar bisa menyediakan barang dengan cepat. Tentu saja perubahan perilaku semacam itu tidak hanya terjadi di perusahaan, tetapi juga pada mata rantai pemasok perusahaan.

  Dalam kondisi ideal, perusahaan yang menjalankan JIT akan membeli bahan baku hanya untuk kebutuhan hari itu saja.  Perusahaan tidak memiliki persediaan barang dalam proses pada akhir hari tersebut, dan semua barang jadi yang diselesaikan hari itu telah dikirimkan ke konsumen begitu produksi selesai.  Dengan demikian, JIT berarti bahan baku yang diterima segera masuk ke proses produksi, bahan-bahan produksi yang lain segera digabungkan dan dikerjakan, dan produk yang telah jadi segera dikirimkan ke konsumen.

  Just In Time  merupakan suatu pendekatan manufaktur yang mempertahankan bahwa produksi harus ditarik dari seluruh system  dengan adanya permintaan dan bukannya mendorong seluruh system dengan skedul yang tetap untuk mengantisipasi permintaan. Kebanyakan restoran cepat saji, seperti McDonalds, menggunakan system tarikan untuk mengontrol persediaan barang jadi mereka. Ketika seorang pelanggan memesan hamburger, maka hamburger itu diambil dari rak. Ketika jumlah hamburger mulai menipis maka juru masak mulai memasak hamburger yang baru. Permintaan pelanggan manarik seluruh bahan baku melalui system. Prinsip yang sama digunakan dalam mengatur proses produksi sehingga setiap operasi memproduksi produk  yang diperlukaan untuk memuaskan permintaan dari operasi yang mendahuluinya.

  Perusahaan yang menerapkan Just In Time (JIT) akan mendapatkan keuntungan antara lain :

a) modal kerja dapat ditunjang dengan adanya persediaan karena pengurangan-pengurangan biaya persediaan,

b)lokasi yang tadinya untuk menyimpan persediaan dapat digunakan untuk aktivitas lain sehingga produktivitas meningkat.ik,

c) waktu untuk melakukan aktivitas produksi berkurang, sehingga dapat menghasilkan jumlah proudk lebih banyak dan lebih cepat merespon konsumen.dan d) tingkat produk cacat berkurang, menakibatkan penghematan dan kepuasan konsumen meningkat.

  Untuk menjamin agar penerapan Just In Time (JIT) dapat berhasil dengan baik maka perusahaan perlu melakukan :

a) kontrak jangka panjang dan menjaga hubungan  baik dengan supplier. Melakukan negosiasi kontrak-kontrak jangka panjang untuk memasok bahan baku dari luar pastinya akan mengurangi jumlah pemesanan dan biaya pemesanan itu sendiri. Kontrak jangka panjang selain dilakukan dengan supplier juga dapat dilakukan antara perusahaan manufaktur.

b) Pertukaran data elektronik (electronic data interchange/EDI). EDI memungkinkan para supplier untuk mengakses basis data pembelinya cecara on-line. Dengan mengetahui skedul produksi pembelinya ( dalam hal ini adalah perusahaan manufaktur), para supplier dapat mengirimkan barang ataupun  bahan baku  ysng diperlukan  ketika dibutuhkan, yaitu tepat pada saat bahan tersebut dibutuhkan. EDI tidak memerlukan kertas kerja, tidak perlu formulir  pemesanan. Para supplier menggunakan skedul produksi yang terdapat dalam basis data pembeli,  untuk  menentukan skedul produksi dan pengiriman mereka. Ketika bahan baku ataupun barang dikirimkan, sebuah pesan elektronik dikirimkan oleh supplier kepada pembelinya bahwa  pengiriman dalam perjalanan.ketika barang ataupun bahan sudah tiba suatu kode bar dipindah  dengan alat elektronik dan ini mengawali proses pembayaran terhadap barang ataupun bahan yang dibeli tersebut. Jelasnya EDI memerlukan perjanjian kerjasama yang ketat antara supplier dengan pembeli. 

Sumber :

http://nonregulerfeunwar.blogspot.com/2014/02/pengendalian-persediaan-berdasarkan.html

      http://www.gunadarma.ac.id 

      http:/studentsite.gunadarma.ac.id 

      http://www..baak.gunadarma.ac.id