MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN DAN PENDEKATAN SISTEM

1. PENDAHULUAN

            Suatu pendekatan sistematis untuk pecahan masalah telah diciptakan yang terdiridari tiga jenis usaha :

    a. persiapan

    b.  definisi

    c.   solusi

Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefinisikan masalah, manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem menurut suatu urutan tertentu.

Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkannya, dan membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.

2. MODEL UMUM PERUSAHAAN

MODEL

            Ada banyak pengertian tentang model, berikut adalah bebrapa pengertian model secara umum :

     a.  Model adalah penyederhanaan dari suatu objek.

     b.  Model mewakili sejumlah objek atau aktifitas yang disebut entitas.

     c. Model adalah penyederhanaan (abstraksi) dari sesuatu yang mewakili sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity).

JENIS-JENIS MODEL :

     a. Model Fisik

Model ini adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi atau bentuk nyata. Model ini biasanya berupa maket atau prototipe produk yang menggambarkan
bagaimana hasil akhir produk tersebut.

Model ini memiliki skala nilai paling kecil bagi para manajer dalam pemecahan
masalah manajemen.

     b. Model Naratif

Model yang penggambaran entitasnya secara lisan atau tulisan deskriptif. Model yang digunakan oleh manajer setiap hari. Salah satu bentuk model naratif
yang populer adalah komunikasi bisnis.

     c. Model Grafik

Model yang penggambarannya entitasnya menggunakan sejumlah garis, simbol, atau bentuk disebut model grafik. Kebanyakan digunakan di dunia bisnis untuk mengkomunikasikan informasi, seperti grafik keuangan perusahaan, kondisi pasar dan sebagainya.

Model grafik juga digunakan dalam rancangan sistem informasi. Banyak peralatan yg
digunakan oleh sistem analis dan programmer yang bersifat grafik, seperti bagan
arus (flowchart ) dan diagram arus data (data flow diagram).

      d. Model Matematika

Keunggulan dari model ini adalah ketelititannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek dengan persamaan matematika. Model matematika dapat menangani hubungan-hubungan yang berdimensi lebih banyak
daripada model grafik yang dua dimensi ataupun model fisik yang tiga dimensi, hal
ini disebabkan oleh sifat model matematika yang multidimensional. Model inipun mempunyai kemampuan prediksi

Kelebihan :

     1.Model ini tidak mengenal geografis (siapa saja yang mengerti simbol matematis
tentu dapat mengerti model tsb)

     2. Ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat dideskripsikan

Contoh : BEP = TFC / P – C

KEGUNAAN MODEL

      a.  Mempermudah Pengertian

 model pastilah lebih sederhana dari entitas yang diwakilinya dan entitas
akan lebih mudah dimengerti jika elemen-elemen dan hubungannya disajikan dalam
bentuk yang telah disederhanakan.

     b.  Mempermudah Komunikasi

Model dapat mengkomunikasikan informasi secara akurat kepada orang-orang yang
telah mengertii makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik, atau persamaan
matematika entitas tersebut.

    c. Memperkirakan Masa Depan

Prediksi hanya bisa didapat dari model matematika yang ketelitiannya dalam
menggambarkan entitas membuatnya dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat
disediakan oleh modelmodel yang lain.

MODEL SISTEM UMUM

Merupakan suatu diagram grafik beserta narasi yang menggambarkan semua organisasi secara umum,dengan menggunakan kerangka kerja sistem.

    a.  SISTEM FISIK

Merupakan sistem terbuka yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik, dimana input datang dari lingkungan perusahaan , terjadi suatu transformasi dan akhirnya output dikembalikan ke lingkungan yang sama.

Arus Material

Material input diterima dari pemasok bahan mentah dan komponen rakitan. Material ini lalu disimpan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi.

Material kemudian masuk dalam kegiatan manufaktur, setelah melalui proses
transformasi material yang sudah berubah menjadi barang jadi disimpan untuk
kemudian menjadi output yang disitribusikan ke pasar.

Arus Personil

Input personil berasal dari lingkungan, yang biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai area fungsional dimana mereka terlibat dalam proses transformasi baik langsung maupun tak langsung.

Arus Mesin

Mesin-mesin diperoleh dari pemasok dan biasanya berada untuk jangka waktu lama. Mesin adalah sumber daya yang terlibat secara langsung dalam berbagai bentuk, input, pemrosesan, dan output.

Arus Uang

Uang terutama diperoleh dari pemilik sebagai modal dan dari pembeli yang
memberikan pendapatan penjualan ataupun dari berbagai lembaga yang memberikan pinjaman dan juga pemerintah.

SISTEM KONSEPTUAL

Sebagian Sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran umpan balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem.

Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan. Sistem Lingkaran Terbuka Suatu sistem tanpa umpan balik ataupun mekanisme pengendalian. Tidak terdapat umpan balik dari sistem untuk mempengaruhi perubahan-perubahan dalam sistem.

Sistem Lingkaran Tertutup Suatu sistem yang memiliki umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem ini dapat mengendalikan output dengan membuat penyesuain pada input-nya.

Contoh dari mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan.

Dimensi Informasi :

•        Relevansi ,informasi memiliki relevansi jika berkaitanlangsung dengan masalah yang dihadapi

•        Akurasi, semakin tinggi persentasi ketelitian semakin baik.

•        Ketepatan Waktu, informasi harus tersedia saat dibutuhkan agar situasitetap
terkendali atau hilangnya kesempatan.

•        Kelengkapan, Infrmasi yang menyajikan gambaran secara lengkap dari suatu masalah sangat dibutuhkan.

CONTOH PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM

Pasar Swalayan

Arus Material : barang – barang yang dijual.

Arus personil : manajer toko, pegawai gudang, kasir.

Sumber daya mesin : lemari pendingin, kotak peraga, rak-rak, dan komputer.

Arus uang : pemasukan terutama disediakan oleh pembeli dan pengeluaran kepada pemasok , pegawai dan pemilik.

Proses transformasi : pembungkusan barang, mengatur barang di rak.

Elemen manajemen sistem konseptual : manajer toko dan asisten.

Pengolah informasi : komputer dan pembaca barcode serta kasir.

 3. PENDEKATAN MASALAH PEMECAHAN MASALAH

            Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.

            Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh sistem.

            Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang terkini, Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh sistem. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan manajer tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda, sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus dipecahkan. Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan untu mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan.

           

            Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan umtuk mengevaluasi tiap alternatif. Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraints) yang mungkin, baik intern maupun extern / lingkungan.

1.      Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain lain.

2.      Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.

            Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat sering para manajer melihat gejala dari pada masalah. Gejala menarik perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namun gejala tidak mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.

STRUKTUR MASALAH

Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah. Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah. Sebenarnya dalam suatu organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya terstruktur atau sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah masalah semi-terstruktur, yaitu manajer memiliki pemahaman yang kurang sempurna mengenai elemen-elemen dan hubungannya. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen-elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.

PENDEKATAN SISTEM

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai yaitu:

1.      Mengenali kontroversi

2.      Menimbang klaim alternatif

3.      Membentuk penilaian

Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem. Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternative dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

TAHAP PEMECAHAN MASALAH

Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi / pemecahan

1.      Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.

2.      Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.

3.      Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai system dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.

A. Usaha persiapan

Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:

a)      Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

b)      Mengenal sistem lingkungan

c)      Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

B.   Usaha definisi

Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu :

a)      Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

b)      Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu

C.  Usaha pemecahan

Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

4. KESIMPULAN

            Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

Merasakan masalah

Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.
Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.

Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

Mengumpulkan informasi

Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.

a)   Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

b) Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

Menggunakan informasi

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.

a)     Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

b)      Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

DAFTAR PUSTAKA

ð  http://lydiametta.blogspot.com/2010/11/model-sistem-umum-perusahaan-pendekatan.html

ð  http://a60377.wordpress.com/2010/11/20/213/

ð  http://darkelf89.wordpress.com/2010/12/26/model-sistem-umum-perusahaan-pendekatan-sistem/